第一条 政策依据与原则

为加强采购合同管理工作，健全依法约束、依法保护机制，规范对外经济行为，依据《中华人民共和国合同法》及国家相关法律法规，结合我校实际，特制定本办法。

（一）办法规定采购合同管理的基本原则、运行机制，明确合同管理部门的职责，规定合同管理的具体内容。

（二）本办法适用于学校仪器设备采购、图书、教材、家具、医疗药品等的对外合同的签订、履行和管理。

（三）本办法严格执行国家的法律法规，遵循平等自愿、互惠互利、诚实守信的原则订立合同。

（四）合同必须采取书面形式。经签约双方协商的有关修改合同的文书、传真、设计图表、电子邮件、报价图书、会签协议及备忘录等，均为合同的组成部分。

（五）合同内容必须真实完整。包括的基本要素：签约人姓名、地址和联系方式；品名全称、价款、数量和规格型号；材料材质和技术要求；履约方式和期限、地点；验收标准和方式；付款方式和期限；售后服务及其它优惠条款；违约责任和解决争议的方法均必须齐全，条款应当明确、具体，文字表达规范严谨。

（六）按照统一领导，归口管理，分级负责的原则，建立合同管理体制。根据学校有关规定，具体承办部处和其他职能部门按照本办法有关规定履行相应的合同管理职责。

第二条 合同的管理

（一）签约人资格：董事长是合同的法定签署人。必须取得董事长授权学校其他领导或部处负责人可为代理人签署合同。未经董事长特别授权，任何单位和个人不得以长春人文学院的名义对外签订合同。

（二）签约商资质、提供产品的质量价格认定

1.签约商资质：签订合同前，采购小组及承办部处应就合同的签约商资信情况（包括经营资质、银行资金、履约能力、法人资格）进行全面审核；

2.合同质量价格认定：经学校批准仪器设备、图书、家具、用品等采购项目，应按照《中华人民共和国招标投标法》《长春人文学院招标采购管理办法》规定进行招标，由学校招标领导小组负责认定质量价格。

（三）合同的审定

1.合同初稿的审查：合同签署前，有关责任人应当对合同初稿所涉内容进行全面审查；

2.合同文本原则上不得对学校所立项目招标记录、有效合同中已确定的重要内容，如标的、数量、质量、价款中标单位等做出变动或更改。如遇特殊情况采用书面形式加以说明，再由学校采购小组按照有关规定重新审查确认。

（四）合同的签订

1.由合同采购用户确认签字、承办部处经办人签字，经董事长授权的合同签署人审核签字后，合同加盖学校专用公章，合同正式生效；

2.合同份数：学校档案室存档、采购合同的用户单位、合同执行单位、中标商家各留一份原件。

（五）合同的归口管理

各类合同由相关职能部门归口管理，履行合同的管理义务。资产管理处负责学校仪器设备、家具等采购合同的统一管理。

（六）合同承办部门的职责

1.按照本办法具体组织合同的谈判、审查和签约工作；

2.妥善保管保存合同谈判、签约、履行中的招标纪要、供应商投标标书、施工图纸、电子传输信息、文件、图表和报价单、验收单等资料；

3.合同纠纷相关法律事务的协调及处理。

第三条 合同的履行

（一）合同生效：合同具有法律效力，学校必须按合同约定履行规定的义务，遵守诚信原则，根据合同性质、目的、履行通知、协助、保密等义务。

（二）合同执行监督：在合同执行过程中，合同承办单位及合同执行单位应对合同的履行情况作详细记录，保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。遇履行困难的合同必须及时向相关合同管理部门与学校领导通报。

（三）合同的变更及纠纷：承办部处应严格按照合同约定维护学校权利和履行学校义务。在合同履行中出现下列情况之一，承办部处应及时按照国家法律法规和学校有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同：

1.由于不可抗力致使合同不能履行的；

2.由于对方在合同约定的期限内没有履行合同的；

3.由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的；

4.其他合同约定的或法律规定的情形出现；

5.合同发生纠纷时，承办部处应与合同对方协商解决，协商不成，需进行仲裁或诉讼的，需聘请法律顾问办理有关事宜。

第四条 参加合同制定人员纪律要求

（一）不能泄露合同内容或私自更改合同内容。

（二）不能丢失合同。

（三）必须维护学校利益。

（四）不能玩忽职守有不负责任行为。

（五）参与合同履行人员违反国家有关法律或本办法规定，给学校造成经济损失或其他损失的，视其性质和情节轻重，由学校给予责任人行政和经济处罚。触犯刑律的移交司法部门处理。学校保留对责任人的追索权。

第五条 本办法由学校资产管理处负责解释。

第六条 本办法自发布之日起施行。